Vie privée

Shinka IT a désigné un Data Protection Officer (DPO) : Florence Jonet, HR Manager.

Le DPO est responsable de :

• superviser la conformité au RGPD ;
• conseiller l'organisation sur les obligations en matière de protection des données ;
• être impliqué dans les activités impactant le traitement de données personnelles ;
• participer aux activités de gouvernance du système de management (ISMS) ;
• assurer la traçabilité des actions liées à la protection des données.

Shinka IT

Rue Toussaint Gerkens, 69 – 4052 Beaufays
Email : rh@shinka.be
Téléphone : +32 4 228 22 50

Nous collectons uniquement les données nécessaires aux finalités décrites ci-dessous.

3.1. Données collectées via le site web

• données d’identification : nom, prénom, email, téléphone, entreprise ;
• données de navigation : adresse IP, logs serveur, comportement sur le site ;
• données démographiques (le cas échéant) ;
• données professionnelles.

3.2. Données collectées dans le cadre RH

3.2.1. Recrutement

• CV, lettres de motivation ;
• coordonnées et parcours professionnel ;
• données issues de LinkedIn ou plateformes professionnelles ;
• notes d’entretien et résultats de tests ;
• historique des interactions.

3.2.2. Gestion des collaborateurs

• informations personnelles ;
• contrats de travail, avenants ;
• données administratives, financières et de paie ;
• évaluations, formations.

3.2.3. Conformité légale

• pièces justificatives : documents d’identité, diplômes, certificats ;
• documents obligatoires liés à l’emploi.

3.2.4. Relations avec prestataires RH

• coordonnées, contrats, factures.

Nous utilisons les données personnelles pour :

4.1. Activités liées au site web

• répondre aux demandes via formulaire de contact ;
• assurer le suivi des échanges ;
• envoyer des newsletters (sur base du consentement) ;
• garantir la sécurité du système (logs, détection d’anomalies).

4.2. Recrutement

• évaluer les candidatures ;
• gérer les processus de recrutement ;
• rechercher et présélectionner des candidats ;
• vérifier l’identité et les qualifications.

4.3. Gestion des collaborateurs

• gérer le dossier salarié ;
• assurer la paie, les avantages et la formation ;
• gérer l’administration du personnel.

4.4. Obligations légales et conformité

• respecter les obligations légales et réglementaires ;
• assurer la traçabilité et la conformité RGPD ;
• gérer les demandes des personnes concernées.

4.5. Amélioration continue

• analyser les processus RH ;
• produire des statistiques internes (données anonymisées).

5. Bases légales des traitements

Les traitements reposent sur :

• exécution d’un contrat ou mesures précontractuelles (recrutement, gestion RH) ;
• obligations légales (droit du travail, comptabilité, fiscalité) ;
• intérêt légitime (amélioration des services, suivi des demandes, sécurité) ;
• consentement (newsletter).

6. Accès aux données et destinataires

Les données personnelles sont accessibles uniquement aux personnes autorisées :

• service RH ;
• direction ;
• managers impliqués ;
• équipe IT (accès limité pour raisons techniques) ;
• personnel interne en charge de la gestion et de la maintenance du site internet, dans la limite stricte de leurs missions.

Les données peuvent être transmises à des sous-traitants contractuellement liés, dans la limite nécessaire à leurs missions.
Aucune donnée n’est partagée en dehors de l’organisation sans consentement, sauf obligation légale.
L’ensemble des accès est soumis à des mesures de contrôle et de traçabilité conformes à l’ISMS.

• demandes de contact : 2 ans ;
• newsletter : jusqu’au retrait du consentement ;
• logs : durée adaptée à la sécurité du système.

8.2. Recrutement

• candidats non retenus : 2 ans après dernier contact ;
• notes d’entretien : 2 ans ;
• sourcing (LinkedIn, CVthèques) : 2 ans ;
• interactions : 2 ans.

8.3. Dossiers administratifs et contractuels

• contrats et documents RH : 5 ans après fin de contrat ;
• données prestataires : 10 ans (obligation comptable).

8.4. Données salariés

• pendant la relation de travail ;
• puis selon obligations légales (paie, accidents du travail, etc.).

8.5. Données statistiques

• Conservées sous forme anonymisée ;
• Traitement en fin de conservation :
  • Suppression ;
  • Anonymisation ;
  • Archivage légal si requis.

9. Sécurité et gouvernance des données

Shinka IT met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles appropriées pour garantir :

• la confidentialité ;
• l’intégrité ;
• la disponibilité des données.

Les traitements sont intégrés dans un ISMS.

Les opérations liées à la gestion des données personnelles font l’objet d’une formalisation et d’une traçabilité via des registres internes permettant de démontrer la conformité aux exigences réglementaires et aux procédures internes.

Pour en savoir plus : Cookie Policy

Nous pouvons être amenés à effectuer occasionnellement des modifications et des corrections à cette Politique de confidentialité. Si nous estimons que ces changements sont notables, nous vous en informerons par l’un (ou plusieurs) des moyens suivants : (1) en affichant les modifications sur ce site, ou (2) en vous envoyant un courrier électronique ou un message concernant ces modifications. Nous vous donnerons également la possibilité de donner votre accord sur ces changements notables. Les changements seront effectifs à partir du moment où ils sont communiqués et que vous les avez acceptés, cette autorisation pouvant être donnée par le fait que vous continuez à utiliser le site après que les changements aient pris effet.

Toutefois, en cas de modification substantielle de la présente politique de vie privée, Shinka IT informe les personnes concernées de la nature des changements, notamment lorsque les données personnelles sont utilisées pour de nouvelles finalités.